書類整理に欠かせない６つの”マスト”アイテム

書類に関するこんなお悩みありませんか？

片付けても片付けても次々にやってくるDMや書類たち。

税金関係、保険の書類、何を取っておけばよくてどれを捨てればよいのかよくわからないものも多い。捨てたらあとで困るかもしれないからえ～い、とりあえず取っておこう・・なんて経験ありませんか？

次のどれかに心当たりがある方は是非この記事を参考にして下さい。

1. 忙しくて整理分類している暇がない
2. 内容がよくわからないから捨てられない。全てとっておく
3. 必要な書類がすぐに出てこない
4. 支払いが必要なものの支払期限をすぎることがある
5. 書類があっちこっちに分散している

そんな方も６つのマストアイテムがあれば書類整理も苦になりません！

書類整理に欠かせない６つのマストアイテムとは？

1. 箱　1個
2. クリアファイル　1個
3. リングファイル　２～3個
4. ポケットファイル　２穴
5. 無印マスキングテープ　無地（白）
6. 穴あけパンチャー

以上です。ではどのように整理に活用していくかご説明しましょう。

１．箱

とりあえず整理する前のものをつっこんでおく箱なので何でも構いません。あまり大き過ぎず出しておいても邪魔にならない程度のもの。ただし、絶対に一つだけ。それ以上増やしてはいけません。

外出から帰ってきてから郵便受けに入っていたもの。お財布の中に入っていた領収書などを”とりあえず”ここに入れます。そう、ここに書類を全て集めるのであっちこっちを探す必要がなくなります。

もちろん、明らかに不要なもの、ゴミ類など”とりあえず”の箱にも入らないものはその場でゴミ箱へ。書類をまず1か所に集めて要らないものを捨てる。これが1つ目の分類です。

２．クリアファイル

次にクリアファイルを使って期限のあるものを仕分けする、これが2つ目の分類です。

写真のようなファイルがクリアファイルです。

通常A4サイズのものが売られていますが、私はあえてそれを半分に切ったA5サイズのもの（右側）を必ず一つ用意しています。ここには提出期限や支払い期限があるものを入れます。支払わなきゃと思いながらまた入っていた封筒に戻したりするのは厳禁です。必ず埋もれてしまい、忘れ去ってしまいます。

だからすぐに提出できる、支払える状態にしてクリアファイルに入れてお財布の横に置くことにしています。あえてクリアファイルのサイズを小さめにしたのはバッグに入れやすいためです。できれば目立つ色や模様がついたものにするとバッグの中でも埋もれてしまうことはないでしょう。

３．リングファイル

写真のようなファイルがリングファイルです。２穴のものやルーズリーフなどをファイルできる30穴のものがありますが、私のオススメはA4サイズの２穴のもの。簡単にパンチャーで穴をあけて綴じることができるからです。

”とりあえず”の箱から期限つきのものを出したあとは、保存する書類が残ります。保存する必要があるか否かを吟味し始めると時間がかかって挫折してしまうのでとにかくリングファイルを使ってかたっぱしから保存し、定期的に”とりあえず”の箱を空にすることです。

かたっぱしからファイルすると言ってもここでできるだけ用途（種類）別に仕分けるとあとが楽です。大きな声でオススメはできませんが、内容をじっくり把握しなくても簡単に仕分ける方法は書類の大きさと色で分けることです。同じ書類が集まってくると、それが何の書類なのか、どれくらいの頻度で送られてくるものかが自然とわかるようになるもの。不思議です。

用意するファイルの数は分類する内容によって増やせばよいです。ちなみに私は5冊（取扱説明書、保険、カード、領収書類、個人データ）です。

• 取扱説明書：これは説明不要ですね。保証書やレシートと一緒に保管。
• 保険関係　：生命保険、自動車保険、火災保険などなど。毎年送られてくる内容確認書を含め、意外な量あります。
• カード類　：よく使うクレジットカード以外にも実にさまざまなカードがあるので、カードの台紙をベースに仕分けしてます。万が一紛失した時など、カードナンバーの控えになります。
• 領収書類　：一番出入りが激しいファイルです。税金、光熱費、医療費、カード明細などなどすべての支払関係をまとめています。
• その他　　：健康診断結果や1年に一度しかたのまない業者さんの控えなどどこにも分類できないものを入れるファイル。

さて、ここで大事なのは新しいものが来た時に古いものを捨てて循環させることです。例えば冷蔵庫を買い替えたら新しい取扱説明書と古い取説を入れ替える。カード類は有効期限が切れる時に新しいものが送られてきますから、その時に古いものを捨てる。領収書類にいたっては年末調整や確定申告が終わったら過去の分は捨てる、あるいはまとめて申告書類とともに保管する・・などです。

書類を循環させることで一定量を超えることはなくなります。

このように用途別に必要な冊数に分けることが3つめの分類です。

リングファイルは100円ショップにも売っていますが厚みが少し足りないのと、これは保存用に使うものなので自分の好みにあったしっかりしたものを選ぶとよいでしょう。

ファイルに”自分の好み”って？と思うかもしれませんが、手に取ってみて楽しくなるような自分好みのものを用意するとそれだけで整理が楽しくなったりします。ホントです。是非やってみて下さい。

いくつに分類するかは自分が覚えやすい項目、管理しやすい数で決めるとよいでしょう。

４．ポケットファイル、　５．無印のマスキングテープ

ポケットファイルにマスキングテープで項目名を張り付けたものです。この２つはあくまでセットで利用するのでまとめて写真でご紹介します。こんな感じ。これはパンチャーで穴をあけて綴じることができない小さいものや、不規則な形のものを入れています。

ポケットファイルは100円ショップに確か10枚100円くらいで売っていたと思います。それで十分です。とにかく”とりあえず”の箱から出してどさっとまとめてこの中にいれればよい。それだけ。順番に並べる必要もなく、ファイルができないから”散らかるのを防ぐ”ぐらいの軽い気持ちでオーケーです。

あとはマスキングテープで一目でわかるような名前を書きます。

そして前項で説明したリングファイルに綴じます。

６．穴あけパンチャー

実は私が書類整理で一番使うのはこれかもしれません。

最近の書類はほとんどがA4サイズ。だから片っ端から穴をあけて2穴のファイルに綴じていけばよいだけ。種類や順番は気にせず、とにかく時系列にガッチャン、ガッチャンと綴じていくのです。

毎月のカード明細各種、年金のお知らせ、税金納付額のお知らせなどなどとにかく綴じる！こんな感じ。

最大のメリットは毎月くるものは全てここにあると把握すること。支払い期限のあるものは前項で述べたようにすでに分けてあるからあとは綴じればよい。捨てていいのか取っておくべきか迷うものも綴じる。だって、1年後にはまた同じものがくるからです。左側が穴をあけるには小さいモノたちなのでポケットファイルに入れますが、カード明細など穴があけられるものは右側のように閉じています。

こんなによく使う穴あけパンチャーだからこそ使っていて楽しくなるものを選べばよいです。侮るなかれ、パンチャー！です。ちなみに私は引出しにしまう時に邪魔にならないようにストッパーをかけてコンパクトになるものを使っています。

まとめ

私はリングファイルを使っていますが、ファイルボックスを使ったり、プラスチックケースを利用したり、使いやすさは人それぞれです。でも習慣づける一番のコツは面倒な作業を極力省くこと・・に尽きます。だから分類を細分化し過ぎないこと、ファイリングを簡単にすることです。

今までこまごまと書いてきたことをもっとシンプルに書くと

1. まずは箱に入れて1か所にまとめる
2. 支払い・提出期限のあるものは目に付くところにまとめる
3. あとはひたすら穴をあけてバインダーに綴じる（面倒なら冊数も増やさない）
4. サイズが小さく穴をあけられないものはポケットファイルにまとめる

これだけです。

さあ、今から始めてみませんか？もう書類を探すことはなくなります！